Softwareplattformen für das Besuchermanagement ermöglichen es Unternehmen, die Verwaltung von Besuchern, Gästen, Auftragnehmern oder Mitarbeitern in einer Anlage, einem Bürogebäude oder einem anderen Geschäftsstandort zu rationalisieren und zu automatisieren. Softwareplattformen für das Besuchermanagement ermöglichen es Unternehmen, die Verwaltung von Besuchern, Gästen, Auftragnehmern oder Mitarbeitern in einer Anlage, einem Bürogebäude oder einem anderen Geschäftsstandort zu rationalisieren und zu automatisieren.
Wie eine Besucherverwaltungslösung Ihnen helfen kann
Der Einsatz eines Besucherverwaltungssystems bietet zahlreiche geschäftliche Vorteile:
- Unternehmen können Registrierungs
- Check-in
- Check-out
- Onboarding
- Prozesse automatisieren, die Besuchsverfolgung rationalisieren, Betriebskosten senken, die Einhaltung von Vorschriften verbessern und die Gebäudesicherheit erhöhen.
Die Vorteile einer Software für die Besucherverwaltung sind zahlreich und können sich enorm auf das Geschäftsergebnis, die Betriebsabläufe und das allgemeine Markenerlebnis eines Unternehmens auswirken.
Faktoren, die bei der Auswahl einer Besucherverwaltungslösung zu berücksichtigen sind
Die Auswahl einer Besucherverwaltungslösung muss nicht übermäßig komplex oder schwierig sein, aber viele Unternehmen wissen nicht, welche spezifischen Faktoren sie bei der Suche nach potenziellen Lösungen berücksichtigen sollten. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Überlegungen und Fragen, die Sie in Ihren Entscheidungsprozess einbeziehen sollten:
- Möchten Sie mit einem SaaS-basierten Modell (d. h. auf Abonnementbasis), einer Lizenzgebühr oder einer anderen Art von Bezahlstruktur bezahlen?
- Benötigen Sie eine Cloud-basierte Plattform oder eine traditionelle On-Premise-Lösung?
- Muss die Lösung über API-Integrationsfunktionen verfügen, um eine Verbindung zu anderen Software- oder Hardwaresystemen herzustellen?
- Wie werden Sie das System nutzen? Ist es nur für Besucher gedacht, oder benötigen Sie zusätzliche Funktionen?
- Welches Betriebssystem verwendet Ihre Organisation, und welches Betriebssystem kann auf Ihren Hardware-Geräten installiert werden?
Funktionen, auf die Sie bei einer Besucherverwaltungslösung achten sollten
Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Funktionen, auf die Sie beim Kauf einer Besuchermanagementlösung für Ihr Unternehmen achten sollten.
- Vorregistrierungsfunktion für schnellere Besucherregistrierung und Check-in.-Kontaktlose Funktionen wie QR-Code-Scannen oder NFC-Integration.
- Einfache Integration mit Hardware- und Softwareplattformen von Drittanbietern.
- Option zur Bereitstellung der Software über die Cloud oder vor Ort.
- Webbasierter Backend-Zugang für alle Verwaltungsfunktionen.
- Hohe Standards für Datensicherheit und -speicherung.
- Vorgefertigte Softwaremodule für eine schnelle Bereitstellung und einfache Verwaltung.
- Benutzerfreundliche und intuitive Benutzeroberfläche (UI) und Benutzererfahrung (UX).
Sicherheit und Schutz
Einer der häufigsten Gründe für den Einsatz einer Besucherverwaltungssoftware in einem Unternehmen ist die Erhöhung der Sicherheit des Gebäudes/Standorts und die Verbesserung der Sicherheit der Mitarbeiter. Die Besucherverwaltungssoftware stellt eine zusätzliche Sicherheitsebene zwischen Ihrem Gebäude und der Außenwelt dar, indem sie nur denjenigen Besuchern und Gästen Zutritt zu Ihrem Gebäude gewährt, die dafür zugelassen sind. Moderne Besuchermanagementlösungen können die Sicherheit erhöhen durch:
- Schutz Ihrer Geschäftsräume vor unerwünschten, nicht registrierten oder eingeschränkten Besuchern und Gästen-den Zutritt zu Ihrem Gebäude nur für vorher registrierte oder genehmigte Gäste-Schutz der Daten von Besuchern, Gästen und Mitarbeitern, die bei der Registrierung und beim
- Check-in angegeben werdendie Möglichkeit, bestimmte Personen von der Nutzung des Besucherverwaltungssystems auszuschließen
- Verwendung von Kameras, Audiorekordern, Sensoren und anderen gängigen Funktionen zur Verfolgung aller Besucheraktivitäten.
Kosten
Die Kosten sind einer der wichtigsten Faktoren, die ein Unternehmen berücksichtigt, bevor es sich für eine Lösung zur Besucherverwaltung entscheidet. Es gibt zahlreiche Lösungen auf dem Markt, und jede hat ihre eigene Preisstruktur und ihr eigenes System – einige sind SaaS-Produkte, d. h. sie bieten einen monatlichen oder jährlichen Abonnementplan an, andere sind nur On-Premise-Lösungen, einige berechnen eine einmalige Pauschale, und wieder andere haben gemischte Preisoptionen.
Es ist wichtig, dass Sie sich Gedanken über die Merkmale, Fähigkeiten und Funktionen machen, die Sie in einer Lösung benötigen. Wenn Sie zahlreiche Funktionen benötigen, wird die Softwareplattform wahrscheinlich teurer sein als eine Lösung mit einfachen Funktionen. Wir empfehlen Ihnen, mehrere Softwareanbieter zu prüfen und die einzelnen Produkte miteinander zu vergleichen – nicht nur im Hinblick auf den Preis, sondern auch auf die Funktionen, die Vertrauenswürdigkeit des Unternehmens, die Erfahrung des Unternehmens, die Produktfunktionen und die Frage, ob das Produkt die von Ihnen gewünschten Funktionen erfüllt oder nicht.
System-Integrationen
VMS-Plattformen existieren selten in einem Vakuum. Unternehmen verfügen in der Regel über zahlreiche andere Hardware- und Softwaresysteme, in die das VMS integriert werden muss, um seinen geschäftlichen Nutzen zu maximieren. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise ein VMS einsetzt und es direkt mit dem Sicherheitssystem des Gebäudes (z. B. einem Drehkreuz) verbinden möchte, muss die Plattform in der Lage sein, sich mit dieser Hardware zu integrieren.
Lösungen wie das friendlyway Besucherverwaltungsmodul verfügen über API-Integrationsfunktionen, die es Ihnen ermöglichen, eine nahtlose Besucherverwaltung von Anfang bis Ende zu schaffen. Es ist wichtig, dass Sie sich bei dem von Ihnen gewählten VMS-Anbieter vergewissern, dass seine Software über API-Funktionen verfügt oder anderweitig mit Hardware und Software von Drittanbietern verbunden werden kann.
Branding und Anpassungen
Die Möglichkeit, Ihre VMS-Plattform individuell anzupassen und auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnittene Besucherszenarien zu erstellen, ist ein wichtiger Aspekt, den Sie bei der Suche nach einer geeigneten Lösung berücksichtigen sollten. Die meisten modernen Plattformen bieten ein unterschiedliches Maß an Anpassungsmöglichkeiten – einige bieten wenig bis gar keine, andere bieten unzählige Anpassungswerkzeuge und -optionen durch fortschrittliche integrierte Content-Management-Systeme (CMS).
Das friendlyway Besucherverwaltungsmodul, das Teil unserer friendlyway.NEXT Plattform ist, bietet beispielsweise zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten für das Branding sowie die Möglichkeit, zahlreiche Arten von Besucherszenarien in allen Prozessschritten (Vorregistrierung, Registrierung, Check-in, Check-out, etc.). Achten Sie bei der Suche nach einer VMS-Plattform auf den Grad der Individualisierung und des Brandings, den das Produkt bietet.
Warum sollten Sie friendlyway als Ihren Besucher-Management-System-Partner wählen?
Mit über zwei Jahrzehnten Branchenerfahrung hat sich friendlyway als führendes Unternehmen in der VMS-Branche positioniert. Seit über 20 Jahren unterstützen wir Unternehmen aller Art dabei, ihren Besuchern ein optimales Erlebnis zu bieten – und mit der Entwicklung unserer friendlyway.NEXT Cloud-Plattform haben wir die Messlatte für Branchenstandards höher gelegt.
Unser cloudbasiertes Besuchermanagementsystem, eines der vorgefertigten Module unserer friendlyway.NEXT Plattform, wurde entwickelt, um Unternehmen zu helfen, die Interaktion mit Besuchern, Gästen und Mitarbeitern vollständig zu automatisieren, zu rationalisieren und zu optimieren.
Erfahren Sie mehr darüber, was friendlyway zum Branchenführer macht auf unserer Seite zum Besuchermanagement.
Fazit
Die Wahl einer Besucherverwaltungslösung muss kein schwieriger Prozess sein – dieser Leitfaden wurde entwickelt, um Ihnen dabei zu helfen, eine informierte Entscheidung für das von Ihnen gewählte Produkt zu treffen. Beachten Sie die folgenden Fragen, die Sie sich stellen sollten, und die Dinge, auf die Sie während Ihrer Recherche und des Kaufprozesses achten sollten: Ist die Software Cloud-basiert, SaaS oder On-Premise (oder alles)? Wie viel wird die Software kosten, und wie sieht das Zahlungsmodell aus? Welche spezifischen Funktionalitäten benötigt Ihr Unternehmen? Anpassungswerkzeuge, Fähigkeiten und Funktionen des ProduktsIntegrationen von Hardware und Software von DrittanbieternBranchenerfahrung und Unternehmensgeschichte des SoftwareanbietersFallstudien, in denen das Produkt vorgestellt wird und wie es anderen Unternehmen zugute kam.
