Grundlagen des digilaten schwarzen Bretts
Definition und Funktionsweise
Ein digitales Schwarzes Brett ist eine elektronische Version der bekannten klassischen Anschlagtafeln. Bei einem herkömmlichen Schwarzen Brett wurden Nachrichten auf Papier manuell verteilt, während ein digitales Schwarzes Brett über eine Webplattform oder eine spezielle Software gesteuert wird. Es wird zur zentralen Informationsbereitstellung in Unternehmen und Organisationen eingesetzt. Dazu bieten moderne Systeme interaktive Funktionen wie Kommentare oder die Möglichkeit des Feedbacks.
Unterschiede zum analogen Schwarzen Brett
Im Vergleich zum analogen Schwarzen Brett ist seine digitale Version:
- umweltfreundlicher, da kein Papier benötigt wird;
- einfacher in der Handhabung, da es genügt, die Inhalte einmal auf die Plattform hochzuladen.
Technologische Basis
Das digitale Schwarze Brett basiert auf Webplattformen oder Cloud-Lösungen, bei denen das Erscheinungsbild individuell gestaltet und die Inhalte hochgeladen werden können. Zum Anzeigen der Inhalte werden Touchscreens, interaktive und nicht-interaktive Displays verwendet.
Vorteile im Informationsmanagement
Effizienzsteigerung in der Kommunikation
Die Verwendung digitaler Infoboards trägt dazu bei, Informationen schneller zu verbreiten: Die Inhalte werden auf allen Anzeigegeräten mit wenigen Klicks aktualisiert. Für Unternehmen ist das sehr hilfreich: Denn anstatt E-Mails an die Mitarbeiter zu senden, können die Informationen auf einem Bildschirm angezeigt werden, den jeder sehen kann. Darüber hinaus werden durch die zentrale Verwaltung Missverständnisse und Fehlinformationen minimiert.
Optimierung des Informationsflusses
Die Implementierung des digitalen Schwarzen Bretts bietet:
- klare Strukturierung von Nachrichten und Anzeigen;
- verbesserte Kategorisierung und Priorisierung von Informationen;
- Nutzung von Tags und Suchfunktionen zum schnellen Auffinden von Daten;
- automatische Archivierung und Versionierung von Inhalten;
- Synchronisation mit anderen Unternehmenssystemen für einen einheitlichen Informationsfluss.
Reduzierung von Informationsverlusten
Alle wichtigen Informationen stehen digital zur Verfügung und sind nicht von physischen Medien abhängig – das erhöht die Sicherheit der Aufbewahrung, denn Briefe oder Bekanntmachungen auf Papier können leicht übersehen werden. Automatische Speicherungen und Backups verhindern zudem Datenverluste im digitalen Raum. Außerdem kann man über die Suchfunktion bei Bedarf alte Unterlagen wiederfinden.
Digitale schwarze Bretter können Ihnen dabei helfen.
Echtzeit-Aktualisierung von Daten
Die sofortige Veröffentlichung und Änderung von Informationen ohne Verzögerung ist für Unternehmen sehr wichtig. Die Echtzeit-Aktualisierung von Inhalten hilft, maximale Aktualität realisieren. Sie können auch Echtzeitdaten anzeigen, zum Beispiel für KPIs oder Zeitpläne. Diese Maßnahmen tragen dazu bei, dass alle Beteiligten mit genauen und aktuellen Informationen versorgt werden.
Anwendungsbereiche und Funktionen
Interne Unternehmenskommunikation
Die Implementierung digitaler Lösungen kann die Unternehmenskommunikation verbessern. Ein digitales Schwarzes Brett kann genutzt werden, um Unternehmensnachrichten und wichtige Ankündigungen zu veröffentlichen, Umfragen durchzuführen und die Unternehmenskultur zu unterstützen.
Projektmanagement und Teamkoordination
Die Visualisierung von Projektfortschritten und wichtigen Meilensteinen ist hilfreich für das Projektmanagement. Alle Teammitglieder können Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie den aktuellen Projektstatus einsehen. Das digitale Schwarze Brett kann mit Trello, Asana und anderen Taskmanagern integriert werden.
Aufgabenverwaltung und To-Do-Listen
Die Veröffentlichung von Aufgabenlisten hilft, Aufgaben für Teams und einzelne Mitarbeiter zentral zu verwalten, Verantwortliche zuzuweisen und Prioritäten zu setzen.
Terminplanung und Kalenderintegration
Die Synchronisation mit Outlook, Google Calendar oder interner Terminplanungssoftware hilft, wichtige Firmenevents anzuzeigen, Besprechungsräume zu buchen, Erinnerungen an anstehende Meetings zu erhalten sowie Schichtpläne zu erstellen und zu verwalten.
Dokumentenmanagement und Dateifreigabe
Das digitale Schwarzes Brett ermöglicht die einfache Weitergabe von Dateien innerhalb des Unternehmens und erleichtert die Nachverfolgung von Änderungen. Das System kann auch mit Cloud-Speicherdiensten wie Google Drive oder SharePoint integriert werden.
Gestaltung und Benutzeroberfläche
Intuitive Bedienung und Usability
Sie benötigen eine minimale Anzahl von Schritten, um die Aktionen auszuführen, was durch die folgende Funktionen möglich ist:
- Eine einfache und übersichtliche Oberfläche für Benutzer jeden Niveau;
- Logische Menüstruktur und schneller Zugriff auf wichtige Funktionen;
- Drag-and-Drop-Unterstützung für die einfache Verwaltung von Inhalten;
- Ein eingebautes Hinweis- und Schulungssystem.
Anpassungsmöglichkeiten und Personalisierung
Sie können die Benutzeroberfläche an Ihr Unternehmensdesign anpassen und haben zudem Zugriff auf einen Dunkelmodus. Außerdem können Sie unterschiedliche Benachrichtigungen und Erinnerungen für verschiedene Benutzerkategorien einrichten. Gestalten Sie das beste Nutzererlebnis durch Personalisierung.
Responsive Design für verschiedene Endgeräte
Die Optimierung der Benutzeroberfläche für Computer, Tablets und Smartphones ermöglicht eine möglichst genaue, verlust- und verzerrungsfreie Datenübertragung. Die App wird unter Windows, macOS, iOS und Android funktionieren. Zudem werden automatisches Zoomen und eine Anpassung an verschiedene Bildschirmauflösungen unterstützt.
Barrierefreiheit und Zugänglichkeit
Digitale Lösungen tragen zur Barrierefreiheit und besseren Zugänglichkeit bei. Dazu gehören:
- Unterstützung für Bildschirmleser und andere Hilfsmittel für Nutzer mit Behinderungen.
- Kontrastreiche Farbgestaltung für Menschen mit Sehbehinderungen.
- Tastaturnavigation und Sprachsteuerung.
- Anpassbare Schriftgrößen und Schnittstellen-Elemente.
- Unterstützung mehrsprachiger Schnittstellen für Mitarbeiter aus verschiedenen Ländern.
Analyse und Reporting
Nutzungsstatistiken und Aktivitätsüberwachung
Die Erfassung von Ansichten und Interaktionen mit Inhalten hilft Ihnen, die Beliebtheit von Themen, Nachrichten und Inhalten zu analysieren sowie die Nutzeraktivitäten zu verfolgen. Das System erstellt automatisch Berichte über das Nutzerengagement – Sie brauchen sie nur noch auszuwerten.
Erstellung von Berichten und Dashboards
Flexible Berichte mit anpassbaren Filtern und Kategorien sparen Zeit und ermöglichen es Ihnen, sich auf strategische Entscheidungen zu konzentrieren, anstatt Berichte manuell zu analysieren. Visualisieren und exportieren Sie Berichte in PDF-, Excel- und andere Formate, um schnell Dokumente zur Überprüfung in einem praktischen Format bereitzustellen.
Erfahren Sie mehr über die Vorteile der Lösung für Ihr spezifisches Unternehmen.
Datenvisualisierung und Infografiken
Diagramme und Tabellen werden automatisch auf Grundlage der geladenen Daten erstellt. Besonders bei großen Datenmengen ist eine komfortable grafische Darstellung wichtig. Verschiedene Farben, interaktive Elemente und Animationsunterstützung erleichtern das Verständnis der Informationen und sorgen für eine angenehme Benutzererfahrung.
KPI-Tracking und Performance-Messung
Die automatisierte Erfassung und Analyse von KPI-Kennzahlen hilft Ihnen, aktuelle und historische Daten zu vergleichen, um Trends zu erkennen. Sie können auch Warnmeldungen einrichten, wenn KPIs erreicht, unter- oder überschritten werden, was sehr praktisch ist. Darüber hinaus erhöht eine transparente Statusberichterstattung die Nachvollziehbarkeit des gesamten Prozesses.
Integration mit anderen Systemen
Schnittstellen zu ERP- und CRM-Systemen
Durch die Integration mit anderen Systemen werden Kunden- und interne Daten synchronisiert. Die digitalen Schwarzen Bretter können in:
- ERP-Systeme für die Unternehmensressourcenplanung (z. B. SAP, Oracle, Microsoft Dynamics) integriert werden.
- CRM-Systeme für das Vertriebs- und Kundenmanagement integriert werden.
- HR-Systeme für die Veröffentlichung von Stellenausschreibungen und Positionsänderungen integriert werden.
Anbindung an Kollaborationstools
Die Integration mit Microsoft Teams, Slack, Trello und anderen Plattformen ermöglicht es, den Status von Aufgaben und Projekten automatisch zu aktualisieren, innerhalb des Teams zu kommunizieren und die Qualität der Zusammenarbeit zu verbessern.
E-Mail-Integration und Benachrichtigungen
Dank der Integration mit Gmail und Outlook können wichtige Updates automatisch per E-Mail verschickt werden. Diese Lösung verkürzt die Zeit für die Benachrichtigung der Mitarbeiter. Zusätzlich lassen sich personalisierte Newsletter- und Push-Benachrichtigungen für mobile Geräte einrichten.
Herausforderungen und Lösungsansätze
Umgang mit Informationsüberflutung
Die Kategorisierung und Filterung von Nachrichten können helfen, die Informationsflut zu reduzieren. Nutzer können beispielsweise entscheiden, nur Benachrichtigungen zu Themen zu erhalten, die sie interessieren. Alle Informationen veralten früher oder später – daher kann eine automatische Archivierung veralteter Nachrichten dabei helfen, die Informationsmenge zu reduzieren und zu strukturieren.
Sicherstellung der Aktualität von Inhalten
Automatische Erinnerungen an die Aktualisierung von Informationen funktionieren dank integrierter Systeme zur Verfolgung veralteter Inhalte. So bleiben Anzeigen immer auf dem neuesten Stand. Zudem können KI-Algorithmen genutzt werden, um Aktualisierungen vorzuschlagen.
Technische Störungen und Ausfallsicherheit
Technische Störungen können immer vorkommen, daher ist es wichtig, entsprechende Vorkehrungen zu treffen. Das digitale Schwarze Brett von friendlyway ist mit Datensicherung und Systemüberwachung, automatischen Störungswarnungen sowie sicherer Datenspeicherung in der Cloud ausgestattet.
Schulung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Eingebaute interaktive Tutorials, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Video-Tutorials helfen dabei, den Umgang mit dem System schnell zu erlernen. Zudem gibt es Zugang zu einer Wissensdatenbank mit Antworten auf häufig gestellte Fragen.
FAQ
Die Kosten hängen von der gewählten Lösung (SaaS, On-Premise, Eigenentwicklung) und der Anzahl der Nutzer ab. Wichtig sind auch die möglichen Zusatzkosten für Hardware (Displays, Touchscreens) sowie die Kosten für Support und Updates. Um die genauen Kosten für Ihr Unternehmen herauszufinden, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.
Branchen mit den größten Vorteilen sind:
– Industrie & Produktion – Anzeige von Produktivitätszahlen, Anweisungen und Schichtplänen;
– Gesundheitswesen – Schnelle Informationsweitergabe in Krankenhäusern und Kliniken;
– Einzelhandel – Unterstützung des Personals bei Werbeaktionen, Digital Signage, Planänderungen und neuen Produkten;
– Bildungswesen – Bereitstellung wichtiger Termine und Veranstaltungshinweise für Studierende und Lehrkräfte;
– Unternehmenskommunikation – Verbesserung der internen Kommunikation in Büros und verteilten Teams;
– Logistik & Transport – Koordination von Transporten, Routen und Lagerabläufen.
Eine einfache und übersichtliche Oberfläche ohne komplexe Elemente erleichtert die Nutzung, während Schritt-für-Schritt-Anleitungen und eine Wissensdatenbank alle Fragen zur Nutzung des Programms abdecken. Auch eine Kombination aus digitalen und analogen Instrumenten im Übergang ist möglich.
Ja, es gibt einige Open-Source-Lösungen für das Informationsmanagement, zum Beispiel:
Xibo – ein leistungsfähiges CMS für die Verwaltung digitaler Bildschirme;
Screenly OSE – eine Raspberry-Pi-basierte Lösung für die Darstellung von Inhalten;
Concerto – ein System für digitale Schwarze Bretter in Bildungseinrichtungen.
Diese Lösungen sind kostenlos und können individuell angepasst werden, was jedoch technisches Fachwissen erfordert. Außerdem bieten solche Lösungen nur begrenzten Support und können keine Sicherheit garantieren.
Wichtige Faktoren für die Berechnung des Return on Investment (ROI) sind:
– Einsparung von Druck- und Verwaltungskosten;
– Reduzierung des Zeitaufwands für die Informationsverbreitung;
– Verbesserung der internen Kommunikation (weniger verpasste Nachrichten und Doppelarbeit);
– Schnellere Bereitstellung aktueller Informationen;
– Nachverfolgung der Mitarbeiterbeteiligung und Wirksamkeit der Inhalte.
