Angesichts der Tatsache, dass im Jahr 2025 bereits über 93 % der deutschen Bevölkerung regelmäßig Internetdienste nutzen, stellt sich für viele Unternehmen die Frage, wie auch interne Prozesse von dieser Entwicklung profitieren können. Besonders für Betriebsräte eröffnet das digitale Schwarze Brett neue Möglichkeiten, Mitarbeiter schnell zu informieren.
Definition und Grundlagen
Konzept des digitalen schwarzen Bretts
Ein digitales Schwarzes Brett ist ein elektronisches System zur Veröffentlichung von Informationen innerhalb eines Unternehmens. Es ersetzt das traditionelle Schwarze Brett aus Papier und ist eine Möglichkeit, Prozesse in Deutschland zu digitalisieren – Anfang 2025 lag die Durchdringungsrate von Internet-Diensten im Leben der Deutschen bei 93,5 %. Ein solches Schwarzes Brett kann über Bildschirme, Webportale oder mobile Apps abgerufen werden.
Rechtlicher Rahmen für Betriebsräte
Der Betriebsrat hat das Recht, Informationen an die Mitarbeiter zu verteilen, aber die Verwendung digitaler Tafeln muss mit den gesetzlichen Bestimmungen sowie Gebote, einschließlich des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) und den Grundsätzen der DSGVO, übereinstimmen. Es ist wichtig, bei der Einführung digitaler Lösungen das Arbeitsrecht und die Tarifverträge zu berücksichtigen.
Unterschiede zum traditionellen schwarzen Brett
Im Unterschied zum analogen Schwarzen Brett ist die digitale Version:
- ökologischer, da kein Papier erforderlich ist;
- leichter in der Handhabung, da es ausreicht, die Inhalte einmal auf die Plattform zu laden.
Da die Aushänge am Schwarzen Brett digital angezeigt werden, können nicht nur Text und Bilder, sondern auch Video-, Audio- und interaktive Materialien hinzugefügt werden.
Technische Aspekte
Hardwareanforderungen
Das erste, woran man denken muss, ist die Installation eines Bildschirms. Dies können z. B. hochauflösende Displays (LCD/LED) zur Darstellung von Informationen oder Touchscreens sein, wenn Sie interaktive Interaktion ermöglichen wollen.
Wenn Sie einen lokalen Server verwenden wollen, benötigen Sie außerdem Speichergeräte sowie Netzwerkgeräte für die interne Kommunikation und den Datenzugriff.
Softwarelösungen und Plattformen
Für die Verteilung und Verwaltung von Inhalten benötigen Sie spezielle Plattformen, zum Beispiel Digital-Signage-Systeme. Auch Webanwendungen für die Fernverwaltung von Inhalten sind sinnvoll. In der Regel werden in solchen Fällen die Informationen in der Cloud und nicht auf einem lokalen Server gespeichert.
Integration in bestehende IT-Infrastruktur
Die Integration in bestehende Unternehmenssysteme (ERP, CRM, HRM) ist durch API-Anpassung möglich. Diese Lösung sorgt für einen einheitlichen Prozess im Unternehmen und spart Zeit: Daten aus verschiedenen Systemen werden automatisch in andere Systeme übertragen, und Sie müssen keine Zeit für manuelle Eingaben aufwenden. Die Unterstützung von Single Sign-On vereinfacht den Zugang.
Wir unterstützen Sie bei der Integration des digitalen Schwarzen Bretts in Ihr bestehendes ERP-, CRM- oder HRM-System.
Nach der Integration können Sie z. B. automatische Inhaltsaktualisierungen auf dem elektronischen Schwarzen Brett in Abhängigkeit von den Daten in anderen Unternehmenssystemen einrichten.
Funktionen und Merkmale
Informationsverteilung und -aktualisierung
Ein digitales Schwarzes Brett ermöglicht:
- Automatisierte Datenaktualisierung über ein zentrales System.
- Verschiedene Publikationsformate: Text, Bild, Video, Audio.
- Personalisierte Benachrichtigungen für einzelne Mitarbeitergruppen.
- Integration mit E-Mail und Messengern.
- Mehrsprachige Unterstützung für internationale Unternehmen.
Interaktive Elemente
Interaktive Elemente erweitern die Funktionalität und ermöglichen mehr Aufgaben. So können Mitarbeiter beispielsweise nicht nur Unternehmensnachrichten erhalten, sondern diese auch kommentieren, an Umfragen teilnehmen und über QR-Codes zu Dokumenten mit weiterführenden Informationen navigieren.
Die Unterstützung von Gesten- und Sprachbefehlen kann ebenfalls konfiguriert werden, sofern die entsprechende Hardware vorhanden ist.
Zugriffsrechte und Benutzerverwaltung
Der Arbeitgeber kann verschiedene Zugriffsebenen für Administratoren, Autoren und Benutzer konfigurieren. Zudem lassen sich unterschiedliche Zugriffsrechte für Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen festlegen.
Digitale Lösungen ermöglichen es Ihnen, das Nutzerverhalten zu erfassen und zu analysieren – diese Daten können helfen, Ihre Inhalte effektiver zu gestalten.
Archivierung und Suchfunktionen
Die automatische Archivierung alter Anzeigen hilft Ihnen, ein übersichtliches Archiv von Inhalten und Engagement-Daten aufzubauen. Um die Arbeit mit dem Archiv zu erleichtern, gibt es eine Stichwort- und Kategoriesuche sowie eine Suche nach Veröffentlichungsdatum und Autor. Diese Informationen helfen auch bei der Berichterstellung und können in elektronische Dokumentenmanagement-Systeme integriert werden.
Vorteile für den Betriebsrat
Verbesserte Kommunikation mit Mitarbeitern
Informationen erreichen Ihre Mitarbeiter sofort und ohne Verzögerung – so können Sie sicher sein, dass alle wichtigen Mitteilungen gelesen werden und nicht, wie es bei E-Mails vorkommen kann, übersehen oder im Posteingang verloren gehen. Dies ist wichtig für die Betriebsratarbeit.
Zudem können Sie personalisierte Nachrichten versenden, sodass nur die Mitarbeiter bestimmter Abteilungen die jeweilige Information erhalten.
Zeitersparnis und Effizienzsteigerung
Die automatisierte Aktualisierung von Anzeigen ohne manuellen Versand spart wertvolle Zeit. Dies ist nicht nur effizient, sondern auch umweltfreundlich – denn Sie vermeiden Papiermüll. Müssen Sie eine Nachricht bearbeiten? Kein Problem: Änderungen lassen sich bequem über das Kontrollzentrum vornehmen.
Erhöhte Transparenz
Alle Informationen sind zentral verfügbar und für alle gleichermaßen zugänglich. Dies sorgt für mehr Transparenz und verhindert Informationsverluste durch menschliches Versagen.
Umweltfreundlichkeit durch Papiereinsparung
Der Papier- und Tintenverbrauch wird erheblich reduziert. Da keine physischen Anschläge mehr nötig sind, entsteht weniger Abfall. Zudem sparen Sie Platz, da keine herkömmlichen Anschlagtafeln mehr benötigt werden. Ein digitales Schwarzes Brett ist eine nachhaltige Lösung für eine moderne Unternehmenskommunikation.
Implementierung im Unternehmen
Planung und Vorbereitung
Bestimmen Sie, für welche Aufgaben Sie ein digitales Schwarzes Brett benötigen. Analysieren Sie dazu die Bedürfnisse des Betriebsrats und Ihrer Mitarbeiter. Wählen Sie anschließend die passende Hard- und Software zur Verwaltung der Informationen aus. Die Einführung sollte in enger Abstimmung mit der IT-Abteilung erfolgen.
Schulung der Betriebsratsmitglieder
Eine gezielte Schulung zur Nutzung des Systems und zum Hochladen von Inhalten erleichtert Ihren Mitarbeitern den Umgang mit der neuen Lösung. Machen Sie sie mit den wichtigsten Funktionen der Software vertraut und bieten Sie praktische Trainings an. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche ist die Einarbeitung schnell und unkompliziert.
Einführung und Testphase
Führen Sie eine Testimplementierung in einer Abteilung durch, um die Effizienz des Systems und den tatsächlichen Zeitaufwand zu bewerten. Überprüfen Sie die Funktionalität und passen Sie die Lösung an Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen an.
Rückmeldung und Optimierung
Holen Sie aktiv Feedback von Mitarbeitern und dem Betriebsrat ein – so erkennen Sie frühzeitig Optimierungspotenziale und können das System kontinuierlich verbessern. Auch nach der Implementierung lohnt es sich, regelmäßig Rückmeldungen aus dem Team einzuholen, um die Funktionalität laufend anzupassen. Hierfür können Sie das integrierte Feedback-Formular des digitalen Schwarzen Bretts nutzen.
Datenschutz und Sicherheit
Gewährleistung der Datensicherheit
Bei der Übermittlung und Speicherung von Daten sollte stets eine Verschlüsselung eingesetzt werden. Die Daten können entweder auf sicheren Servern oder in der Cloud gespeichert werden, da moderne Cloud-Lösungen ebenfalls hohe Sicherheitsstandards bieten. Zudem ist es essentiell, den Zugriff auf sensible Informationen strikt auf autorisierte Personen zu beschränken.
Einhaltung der DSGVO
Die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist zwingend erforderlich. Machen Sie sich mit den aktuellen Richtlinien auf der offiziellen Website vertraut und setzen Sie diese konsequent in Ihren Datenverwaltungsprozessen um.
Zugriffskontrollen und Authentifizierung
Die Implementierung einer Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) schützt Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff. Darüber hinaus empfiehlt es sich, eine Funktion zur automatischen Aufhebung von Anmeldungen nach einem festgelegten Zeitraum – beispielsweise alle zwei Monate – einzuführen, um die Sicherheit weiter zu erhöhen.
Solche Lösungen verbessern die interne Kommunikation im Unternehmen.
Best Practices
Gestaltung und Layout
Die Verwendung von Unternehmensfarben und -schriften bei der Gestaltung von Bekanntmachungen und Aushängen trägt zur Wahrung eines einheitlichen Unternehmensstils bei und ergänzt die klare Struktur der Informationen. Adaptives Design sorgt dafür, dass Ihre Materialien auf PCs, Tablets, Smartphones und Bildschirmen gleichermaßen gut aussehen.
Regelmäßige Updates und Wartung
Regelmäßige Software-Updates helfen, Fehler zu bekämpfen und die Sicherheit zu verbessern. Die regelmäßige Überprüfung der Aktualität Ihrer Informationen und die Entfernung veralteter Daten hilft Ihnen, sicher zu sein, dass alle von Ihnen verbreiteten Informationen auf dem neuesten Stand sind.
Nutzung von Multimedia-Inhalten
Der Einsatz von Bildern, Infografiken, Videos und Audioinhalten verbessert die Wahrnehmung von Informationen. So können beispielsweise Animationen die Aufmerksamkeit auf den Text lenken, während die Vertonung dazu beitragen kann, die Informationen für mehr Menschen zugänglich zu machen.
Förderung der Mitarbeiterinteraktion
Sie können die Möglichkeit einrichten, Kommentare und Vorschläge zu hinterlassen, und Foren oder Chaträume einrichten, um workflowbezogene Themen zu diskutieren.
Herausforderungen und Lösungsansätze
Technische Hürden überwinden
Sie müssen die folgenden Punkte erfüllen.
Akzeptanz bei der Belegschaft schaffen
Es ist wichtig, den Arbeitnehmern die Vorteile eines digitalen Whiteboards zu zeigen, Demonstrationen und Schulungen durchzuführen. Besser ist auch ein schrittweiser Übergang von Papieranzeigen zu digitalen Anzeigen – so können sie sich leichter an den neuen Prozess gewöhnen.
Umgang mit sensiblen Informationen
Wenn Sie sensible Informationen sammeln und speichern, ist es wichtig, klare Regeln für die Veröffentlichung von persönlichen und Unternehmensdaten aufzustellen, den Zugang zu sensiblen Informationen zu beschränken und alle Aktionen aufzuzeichnen.
Zukunftsperspektiven
Folgendes ist in naher Zukunft möglich:
- Integration mit künstlicher Intelligenz zur Personalisierung von Inhalten.
- Einsatz von Sprachbefehlen und Chatbots.
- Einsatz von AR-/VR-Technologien für eine verbesserte Interaktion.
- Verbesserte Betrachtungsanalyse und Mitarbeiterbindung.
- Verbesserter mobiler Zugang mit zusätzlichen Funktionen.
FAQ
Unternehmensnachrichten und -bekanntmachungen, Arbeits-, Schicht- und Veranstaltungspläne sowie interne Regeln und Vorschriften können auf dem elektronischen Schwarzen Brett ausgehängt werden.
Sie werden automatisch daran erinnert, wenn Ihre Inhalte aktualisiert werden müssen. Sollte sich herausstellen, dass einige Ihrer Einträge nicht mehr aktuell sind, können Sie diese aktualisieren oder löschen.
Ja, wenn ein Zugang durch einen Webbrowser (z.B. Microsoft Edge) oder eine mobile App zur Verfügung gestellt wird.
Die Benutzeroberfläche muss für Menschen mit Behinderungen angepasst werden: z. B. müssen Textinhalte verschriftlicht werden, die Textgröße muss anpassbar sein, Sprachbefehle und Hotkeys müssen hinzugefügt werden. Außerdem muss das System an verschiedene Sprachen angepasst werden – das ist vor allem für internationale Unternehmen sinnvoll.
Die genauen Kosten lassen sich nur berechnen, wenn man alle Details kennt. Im Allgemeinen müssen Sie die Kosten für die Hardware, den Preis für die Entwicklungs- oder Softwarelizenz sowie die Kosten für den technischen Support und Upgrades einbeziehen.
