Digitale Besucherregistrierung: Moderne Lösungen für Unternehmen

Grundlagen der digitalen Besuchererfassung

Definition & Funktionsweise

Der Begriff „digitale Besucherregistrierung“ beschreibt den Prozess der Erfassung von Besucherdaten in einem digitalen Format. Der Name des Besuchers, seine Kontaktdaten und der Zweck des Besuchs können manuell in das System eingegeben oder automatisch über einen QR-Code oder NFC erfasst werden. Damit die digitale Registrierung funktionieren kann, ist ein Software-System erforderlich, zum Beispiel am Selbstbedienungsterminal, in einer mobilen App oder einer Webanwendung.

Rechtliche Anforderungen (DSGVO)

Alle Daten müssen im Einklang mit der DSGVO erhoben, verarbeitet und gespeichert werden. Hier sind die Grundregeln:

• Besucher müssen ihre eindeutige Zustimmung zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten geben.
• Die Daten müssen verschlüsselt gespeichert und nach einer festgelegten Zeitspanne gelöscht werden.
• Es muss möglich sein, den Besuchern Auskunft über die gespeicherten Daten zu geben und sie auf Wunsch zu löschen.
• Der unautorisierte Zugriff auf Daten muss durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung und andere Sicherheitsmechanismen verhindert werden.

Vorteile gegenüber analoger Registrierung

Erstens ist die digitale Registrierung schneller – sowohl für den Besucher als auch für den Mitarbeiter, der die Daten eingeben soll. Zweitens ist es unwahrscheinlich, dass Daten versehentlich eingegeben werden oder verloren gehen. Laut der International Federation of Robotics können Firmen, die moderne Automatisierung nutzen, Fehler in der Produktion um 70% verringern. Drittens ist es einfacher, die DSGVO-Vorgaben einzuhalten. Und der vierte Vorteil: Sie können diese Daten mit einer entsprechenden Software um ein Vielfaches schneller auswerten. Fazit: Erfassen Sie Ihre Besucher digital.

Einsatzszenarien

Die digitale Benutzerregistrierung kann in der Medizin und im Bildungswesen nützlich sein – im ersten Fall für die Patientenregistrierung und im zweiten Fall für die Zugangskontrolle von Studenten und Lehrern. Für die Organisation von Ausstellungen und Konferenzen ist sie ebenfalls praktisch, weil sie den Zugang für Besucher vereinfacht. Und schließlich ist eine solche Lösung für jedes Büro und jeden Unternehmensstandort geeignet, egal in welchem Bereich: Sie sorgt für eine wirksame Eingangskontrolle und sammelt nützliche Daten für die Planung. Wenn Sie beispielsweise die Besucher-/Mitarbeiterzahlen eines Monats haben, können Sie die Büroauslastung berechnen und entscheiden, ob Sie die Bürofläche vergrößern oder verkleinern wollen. Warum für einen Raum bezahlen, den niemand nutzt?

Benutzerfreundlichkeit & Empfang

Ein guter erster Eindruck

Schon wenn ein Besucher Ihre Lobby betritt, sieht er, dass Sie ein modernes Unternehmen sind, das mit der Zeit geht. Dadurch verbessert sich Ihr Image. Als Bonus verringern Sie die Arbeitsbelastung am Empfang und die Wartezeit am Eingang.

Intuitive Bedienung

Dank einer einfachen und intuitiven Schnittstelle kann sich der Nutzer innerhalb einer Minute registrieren. Wenn Sie bei der Registrierung einen mehrstufigen Algorithmus anwenden möchten, können Sie diesen mit Anweisungen und Aufforderungen vereinfachen, um die Anzahl der für die Registrierung erforderlichen Schritte zu minimieren.

Mehrsprachige Benutzeroberfläche

Die Unterstützung mehrerer Sprachen ist hilfreich für internationale Gäste. Sie können eine automatische Spracherkennung anhand der IP-Adresse oder Systemeinstellungen einrichten oder eine manuelle Sprachauswahl anbieten. Und natürlich können Sie diese Optionen für eine bessere Benutzererfahrung kombinieren. Abgesehen von der einfachen Übersetzung ist es sinnvoll, die Schnittstelle an die lokalen Anforderungen und die Terminologie anzupassen.

Barrierefreiheit

Um Barrierefreiheit zu gewährleisten, können Touchscreens, große Schriftarten und alternative Spracheingaben verwendet werden. Hilreich ist auch die Möglichkeit, den Nutzer während des gesamten Anmeldevorgangs sprachlich zu unterstützen.

Technische Komponenten

Check-in Terminals

Check-in-Terminals sind Geräte zur Registrierung von Besuchern an Eingängen. Sie bestehen in der Regel aus Touchscreens, Kameras und Ausweisdruckern. Sie können mit Drehkreuzen und Türschlössern integriert und so eingerichtet werden, dass Mitarbeiter automatisch benachrichtigt werden, wenn Gäste eintreffen.

Mobile Apps & Tablets

Mobile Apps ermöglichen es Besuchern, sich vorab über Smartphones zu registrieren und eröffnen Unternehmen neue Möglichkeiten. Sie können zum Beispiel Push-Benachrichtigungen verschicken und einen Termin in den Kalender des Nutzers eintragen. Natürlich nur nach seiner Zustimmung. Viele Nutzer schätzen diese Möglichkeit, weil sie ihren Komfort erhöht. Wenn sie sich zum Beispiel für eine Veranstaltung angemeldet haben, die erst in zwei Monaten stattfindet, hilft der Eintrag in den Kalender dabei, den Termin nicht zu vergessen und die Zeit besser zu planen. Außerdem kann man in den Apps einen digitalen Pass erstellen und ihn einfach am Eingang scannen: Besucheranmeldung in Sekundenschnelle.

QR-Code Integration

Mit dieser Funktion können Besucher ohne Oberflächenkontakt einchecken – eine sehr bequeme Option im Post-Pandemie-Zeitalter. Darüber hinaus beschleunigt sie den Einlassprozess durch automatisches Einlesen der Daten und kann in Verbindung mit Einmalcodes für zusätzliche Sicherheit sorgen.

Biometrische Systeme

Biometrische Systeme ermöglichen die Erkennung von Gesicht, Fingerabdruck oder Iris. Sie machen physische Ausweise oder digitale Codes überflüssig. Darüber hinaus bieten sie ein sehr hohes Maß an Sicherheit, da es extrem schwierig oder sogar unmöglich ist, einen Fingerabdruck oder ein Gesicht zu fälschen. Die technischen Komponenten dieser Digitalisierungsmaßnahmen sind relativ einfach und kostengünstig. Deshalb sind sie eine gute Möglichkeit den Digitalisierungsgrad der Wirtschaft in Deutschland zu erhöhen.

Kontaktlose Registrierungsprozesse

QR-Code Check-in

Beim QR-Code Check-in erhält der Besucher seinen Code vorab via Mail und nutzt ihn beim Betreten des Gebäudes am Eingang. Diese Methode lässt sich leicht mit Zugangskontrollsysteme integrieren und kann die Ankunfts- und Auscheckzeiten dokumentieren.

Mobile Pre-Registration

Die Besucher geben ihre Daten im Voraus in einer App oder auf einer Website ein und erhalten ihren Code oder einen digitalen Ausweis. Sie können auch eine automatische Erinnerung erhalten und sich vor ihrem Besuch informieren, zum Beispiel über den Zeitplan einer Veranstaltung oder die Kleiderordnung. Auch für das Unternehmen ist es praktisch, weil die Gästeliste im Voraus einsehbar ist.

Automatische Benachrichtigungen

Automatische Benachrichtigungen informieren Mitarbeiter in Echtzeit über die Ankunft von Gästen. Sie können in Unternehmens-Messenger und E-Mail integriert und mit individuellen Benachrichtigungsprozessen versehen werden.

Hygiene & Sicherheit

Kontaktlose Registrierungsprozesse vermeiden die persönliche Übergabe von Dokumenten, den Kontakt mit Oberflächen und Gedränge im Empfangsbereich. Für das Unternehmen ist es dadurch einfacher, Hygienevorschriften einzuhalten und die Besucherzahlen zu kontrollieren.

Workflow-Automatisierung

Vorqualifizierung

Die automatische Vorqualifizierung hilft Ihnen, Benutzerdaten vorab zu prüfen und mit der Sperrliste sowie der Liste der berechtigten Personen abzugleichen. Die Vorqualifizierung kann an Ihre Anforderungen angepasst werden. Wenn Sie zum Beispiel auch eine Dokumentenprüfung benötigen, kann diese hinzugefügt werden.

Automatische Genehmigungsprozesse

Richten Sie eine automatische Koordinierung der Besuche mit den zuständigen Personen ein und legen Sie je nach Art des Besuchs die erforderlichen Zulassungsbedingungen fest. Mit dieser Funktion können Sie zudem den Status von Anträgen oder Unterweisungen in Echtzeit einsehen.

Dokumentenmanagement

Die automatische Speicherung und Verwaltung von Besucherdokumenten (Ausweise, NDAs, Genehmigungen, Unterweisungen) verbessert die Sicherheitskontrolle: Wenn zum Beispiel eine Zutrittsgenehmigung abgelaufen ist, wird dies sofort ersichtlich. Wir empfehlen, solche Informationen in verschlüsselten Cloud- oder lokalen Systemen zu speichern.

Digitale Unterschriften

Diese Funktion ermöglicht es Besuchern, Dokumente auf digitalen Geräten zu unterschreiben. Dies können zum Beispiel NDAs und Sicherheitsanweisungen sein. Das ist praktisch, da es die Notwendigkeit von Papierdokumenten beseitigt. Für Unternehmen ist es wichtig, alle unterzeichneten Dokumente in einer sicheren Umgebung zu speichern.

Datensicherheit & Compliance

DSGVO-Konformität

Wie bereits erwähnt, muss die digitale Besucherregistrierung in Übereinstimmung mit den Anforderungen der DSGVO an die Datenerhebung und -verarbeitung erfolgen. Gäste und Besucher müssen wissen, warum, wie und wie lange ihre Daten gespeichert werden, und sie müssen die Möglichkeit haben, ihre Einwilligung zu widerrufen und die Löschung ihrer Informationen zu verlangen.

Für Unternehmen ist es wichtig, den gesamten Prozess der Datenerhebung und -verarbeitung zu dokumentieren, damit Sie den Aufsichtsbehörden diese Informationen bei Bedarf jederzeit zur Verfügung stellen können.

Datenschutzmaßnahmen

Die Daten müssen verschlüsselt werden, um sie zu schützen und den Zugang zu ihnen einzuschränken; normale Mitarbeiter sollten keinen Zugriff auf diese Daten haben. Datenschutz ist wichtig: Laut Cisco kaufen 75 Prozent der Kunden nichts von Unternehmen, denen sie ihre Daten nicht anvertrauen möchten.

Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsfristen für Daten sollten je nach Art des Besuchs variieren, und die Daten müssen nach Ablauf der Fristen automatisch gelöscht werden. 

Zugriffsrechte

Wie bereits erwähnt, sollten Sie die Zugriffsrechte für Ihre Mitarbeiter auf der Grundlage ihrer Rolle konfigurieren. Die meisten Ihrer Mitarbeiter sollten keinen Zugriff auf die Besucherdaten haben und erst recht nicht die Möglichkeit, sie zu bearbeiten. Ein digitales Rechte- und Rollenmanagement ermöglicht es Mitarbeitern, die entlassen wurden oder die Position gewechselt haben, schnell den Zugriff zu entziehen.

Integration & Automatisierung

Outlook-Anbindung

Die Outlook-Kalenderintegration hilft Ihnen, automatisch Besprechungsnotizen zu erstellen sowie Einladungen und Erinnerungen zu versenden. Diese Funktion ist auch praktisch, um den Status eines Events zu aktualisieren: Wenn sich die Zeit oder der Plan Ihrer Veranstaltung ändert, erhalten alle Teilnehmer eine E-Mail mit der Aktualisierung. Außerdem erleichtert die Integration in die Unternehmens-E-Mail die Registrierung.

Zutrittskontrollsysteme

Registrierungsprogramme können mit Drehkreuzen und elektronischen Schlössern integriert werden, um die Kontrolle zu verbessern. Digitale oder physische Ausweise können hinzugefügt werden. Die Aufzeichnung der Ein- und Auscheckzeiten erleichtert die Berichterstattung. Der Zugang kann je nach Besucherstatus automatisch gewährt oder eingeschränkt werden.

ERP-Integration

Die Interaktion mit Enterprise-Resource-Management-Systemen (SAP, Oracle, 1C) hat mehrere Vorteile:

• Automatische Übertragung von Besucherdaten in Unternehmensdatenbanken.
• Verbesserte Berichterstattung durch die Kombination von Daten über Besuche und Ressourcen.
• Möglichkeit der Zutrittskontrolle im Rahmen der internen Unternehmensrichtlinien.

Schnittstellen

API-Unterstützung und Webhooks für die Integration mit anderen Systemen sind hier nützlich. Die Integration mit Cloud-Diensten optimiert die Datenspeicherung und -verarbeitung. Generell erweitert die Interaktion mit anderen IT-Lösungen die Möglichkeiten des Systems durch die Anbindung von Drittanbieterdiensten.

Standortübergreifendes Management

Multi-Standort-Verwaltung

Die Verwaltung von Registrierungsprozessen über mehrere Büros, Werke und Zweigstellen hinweg ist für Unternehmen mit mehreren Standorten nützlich. Die Multi-Standort-Verwaltung ermöglicht eine zentrale Kontrolle aller Standorte und hilft sowohl bei der Vereinheitlichung der Sicherheitsrichtlinien als auch bei der Berücksichtigung der spezifischen Gesetzgebung der verschiedenen Regionen.

Zentrales Dashboard

Ein einziges Bedienfeld für alle Zutrittspunkte im Unternehmen ist sehr praktisch. Zum Beispiel, wenn Sie die Zutrittseinstellungen nur an einigen Standorten aktualisieren oder den Besucherstrom zwischen den Standorten aufteilen müssen. Außerdem können Sie Informationen schnell nach Niederlassungen suchen und filtern.

Reporting & Analysen

Der Einsatz der Software optimiert Ihre Abläufe:

• Automatische Erstellung von Berichten zu Besuchen und Verweildauer
• Integration mit BI-Systemen für detaillierte Analysen
• Flexibilität bei der Auswahl der Berichtsparameter (nach Filiale, Datum, Besuchertyp)
• Möglichkeit, Daten in verschiedenen Formaten zu exportieren (PDF, Excel, CSV)
• Automatische Benachrichtigung der verantwortlichen Personen über kritische Indikatoren

Besucherströme-Management

Die Echtzeitüberwachung von Besucherströmen hilft bei der Vermeidung von Staus, Warteschlangen und der Visualisierung der Besucherrouten durch die Einrichtung. Sie können auch KI für prädiktive Analysen nutzen, um die Besucherströme zu steuern.

Spezifische Anwendungsbereiche

Bürogebäude & Verwaltung

Für Büros ist es relevant, den Zutritt von Mitarbeitern, Besuchern und Auftragnehmern zu kontrollieren. Auch ein Programm zur Buchung von Besprechungsräumen kann damit verbunden werden, sodass die Mitarbeiter die Raumauslastung im Voraus sehen und zum Beispiel Meetings planen können. Sehr hilfreich ist auch eine automatische Benachrichtigung, wenn ein Gast oder Mitarbeiter eintrifft.

Produktionsstandorte

Produktionsstandorte benötigen eine sichere Zutrittskontrolle für Auftragnehmer, Besucher und Mitarbeiter. Dies hilft bei der Überwachung der Aufenthaltsdauer von Personen vor Ort und bei der Begrenzung des Zugangs zu gefährlichen Bereichen in der Produktion, um die Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen zu erfüllen. Die automatische Überprüfung der erforderlichen Zertifikate hilft, Ablaufdaten im Auge zu behalten und alle erforderlichen Prüfungen und Aktualisierungen rechtzeitig durchzuführen.

Gesundheitswesen

Für Organisationen, die im Gesundheitswesen tätig sind, ist eine rechtzeitige Patientenregistrierung wichtig. Die für die digitale Besucherregistrierung typischen Sicherheitsfunktionen gewährleisten die Einhaltung der Anforderungen des medizinischen Datenschutzes. Darüber hinaus wird die Registrierung in Notfällen vereinfacht.

Event-Locations

Die schnelle Registrierung von Teilnehmern über QR-Codes und mobile Apps ist ein Gamechanger für die Einlasskontrollen bei großen Veranstaltungen. Warteschlangen und Unklarheiten am Eingang werden deutlich reduziert, und die gewonnenen Daten über das Besucherverhalten sind nützlich, um zukünftige Veranstaltungen noch besser zu planen.

Besuchermanagement-Funktionen

Voranmeldung & Planung

Wenn sich Gäste im Voraus über eine Online-Plattformen anmelden, ist das sowohl für sie selbst als auch für die Organisatoren praktisch. Die Besucher können zum Beispiel Sitzplätze reservieren, während die Organisatoren die voraussichtliche Anzahl der Gäste sehen und sich vorbereiten können: Sie können zum Beispiel ausreichend Essen, Getränke, Stühle oder Besucherausweise bestellen. Außerdem können die Online-Prozesse um die Möglichkeit ergänzt werden, obligatorische Dokumente vorab auszufüllen.

Besucherausweise

Digitale oder physische Ausweiskarten bzw. QR-Codes können als Ausweise ausgegeben oder als digitale Ausweise auf Smartphones verwendet werden. Die Ausweise können personalisiert werden – von der Änderung des Designs bis zur Einrichtung verschiedener Zugangsstufen.

Sicherheitsunterweisungen

Hier gibt es mehrere Möglichkeiten, die alle gleichwertig sind und die Sie je nach Ihren Zielen und Vorlieben auswählen sollten:

• Die Durchführung von Sicherheitsanweisungen beim Check-in.
• Die Unterweisung bei der digitalen Voranmeldung.

In beiden Fällen empfiehlt es sich, alle Informationen zu den Unterweisungen für die Berichterstattung zu speichern.

Besuchshistorie

Wenn Sie Daten über frühere Besuche Ihrer Gäste haben, können Sie deren zweiten Besuch anhand der gespeicherten Daten schneller bearbeiten, entweder manuell oder automatisch. Außerdem hilft Ihnen die Besuchshistorie, Besucherzahlen und -daten zu analysieren und häufige Gäste zu identifizieren.

Self-Check-in Lösungen

Kiosk-Systeme

Selbstbedienungs-Check-in-Terminals von friendlyway in der Lobbys und an den Eingängen helfen den Gästen, ihre eigenen Daten einzugeben und Badges zu erhalten. Gleichzeitig werden die Check-in-Informationen in die internen Systeme eingespeist. Das entlastet die Rezeption und verkürzt die Wartezeiten.

Tablet-Lösungen

Die Verwendung von Tablets für die Selbstregistrierung ermöglicht das automatische Scannen von Dokumenten und QR-Codes sowie das Ausfüllen von Formularen am Registrierungsort und die Verwendung digitaler Signaturen. Mit ein paar Klicks können Sie unterschiedliche Schnittstellen für verschiedene Arten von Besuchern einrichten und so deren Erfahrung verbessern. Tabletcomputer sind eine großartige Lösung für kleine bis mittelgroße Unternehmen.

Mobile Check-in

Das Einchecken von Besuchern über eine mobile App oder Website bedeutet keine Warteschlangen, automatische Erinnerungen und einen völlig kontaktlosen Prozess.

Notfallprotokolle

Es ist besser, wenn Notfälle gar nicht eintreten. Aber wenn es doch passiert, minimieren automatische Warnungen an Personal und Sicherheitspersonal, eine Echtzeitliste aller vor Ort befindlichen Personen und eine schnelle Evakuierung durch digitale Anweisungen, die Risiken und negativen Folgen.

Implementierung & Rollout

Systemevaluation

Die Analyse Ihrer aktuellen Registrierungsprozesse und den Anforderungen Ihres Unternehmens hilft Ihnen, die auf dem Markt verfügbaren Lösungen zu bewerten und die beste auszuwählen. Dabei sollten Sie den ROI und die langfristigen Vorteile berücksichtigen. Wir empfehlen Pilotversuche vor einer groß angelegten Implementierung.

Mitarbeiterschulung

Die Schulung Ihrer Mitarbeiter für das neue Registrierungssystem ist dank detaillierter Anweisungen und einer benutzerfreundlichen Oberfläche einfach. Das friendlyway-Team unterstützt Sie während der Anpassungs- und Einführungsphase sowie bei allen späteren Fragen.

Change Management

Es ist wichtig, die Auswirkungen der neuen Lösung auf Ihre Geschäftsprozesse zu bewerten: Wenn diese komplexer, länger und teurer geworden sind, bedeutet dies, dass die Lösung nicht korrekt implementiert wurde oder nicht zu Ihrem Unternehmen passt. Führen Sie die Lösung schrittweise ein und testen Sie sie an einzelnen Standorten und nicht an allen Prozessen auf einmal, sammeln Sie Feedback und passen Sie die Prozesse an.

Best Practices

Sie fangen nicht bei Null an – andere Unternehmen haben bereits ähnliche Lösungen implementiert und Sie können Best Practices, also die besten Praktiken anderer Unternehmen, nutzen. Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie das System an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens anpassen, die Funktionalität regelmäßig aktualisieren und verbessern, Routineaufgaben automatisieren und die Wirksamkeit der digitalen Lösungen analysieren.