Digitalisierung von Empfang und Besucherverwaltung beim Pulver- und Granulat-Hersteller inprotec GmbH
Kundenprofil
Die inprotec GmbH, seit 1999 in Heitersheim ansässig, ist Ihr führender Dienstleister im Bereich der Lohntrocknung und Lohnfertigung von Pulvern und Granulaten. Unter Einsatz der Wirbelschicht- und Sprühtrocknungstechnologie sowie individuellen Verpackungslösungen bietet das Unternehmen maßgeschneiderte Lösungen, die die spezifischen Kundenanforderungen erfüllen, an. Mit rund 250 Mitarbeiter an zwei Standorten in Deutschland und einer Gesamtproduktionskapazität von ca. 160.000 Tonnen pro Jahr beliefert inprotec diverse Industriezweige, darunter Wasch- und Reinigungsmittel, Futtermittelzusatzstoffe und Spezialchemie. Durch den Einsatz effizienter Technologien und das umfangreiche Tocknungsknow-how hat sich inprotec als vertrauenswürdiger Partner für viele namhafte Unternehmen etabliert.
Weitere Informationen zum Unternehmen finden Sie unter inprotec.de
“Mit friendlyway ist es uns gelungen, unser Besuchermanagement modern, sicher und komfortabel für Besucher und Mitarbeitende zu gestalten. Das friendlyway Team hat unsere Anforderungen zu 100 % erfüllt und hat sich als kompetenter und zuverlässiger Partner erwiesen.”
Herausforderung
inprotec suchte nach einer digitalen Lösung für den Eingangsbereich am Hauptsitz in Heitersheim, um den Besucherfluss effizienter zu gestalten. Monatlich werden dort mehrere Dutzend verschiedene Besucher empfangen, hauptsächlich Dienstleister. Die Verwaltung dieser Besuche wurde bisher von einer einzigen Mitarbeiterin übernommen, was zu einer hohen Arbeitsbelastung führte. Ziel war es, Empfang und Verwaltung komplett zu digitalisieren. Dabei sollten folgende Anforderungen erfüllt werden:
- Selbständiges Einchecken der Besucher
- Bereitstellung von Informationen wie Besucherrichtlinien oder Covid-Protokolle
- Drucken von Besucherausweisen
- telefonische Benachrichtigung an verantwortliche Personen
- Bericht/Protokollierung der Besucher und Fremdfirmen
Die Lösung
Der Kunde hat sich für den semi-outdoor Empire 22 Pro Kiosk und friendlyway VISITOR FLOW als Software-Lösung entschieden, um diese Herausforderungen zu meistern. Die Implementierung dieser Technologie brachte zahlreiche Vorteile:
- Einfache Einladung, auch mit Outlook: Der Besuch wird intuitiv auf der friendlyway Plattform mit Berücksichtigung des jeweiligen Besuchertyps und den dazu gehörigen Sicheitsunterweisungen erstellt. Der Besucher erhält eine E-Mail-Einladung mit einem QR-Code zum schnellen Check-in vor Ort. Außerdem können Gäste direkt aus dem Outlook-Kalender des zuständigen Mitarbeiters eingeladen werden.
- Selbstständiges Einchecken der Besucher: Der Empire 22 Pro Kiosk ermöglicht es den Besuchern, sich selbständig einzuchecken, was die Arbeitsbelastung der Empfangsmitarbeiterin erheblich reduziert. Digital kann der gesamte Anmeldeprozess in gerade mal 20 Sekunden erledigt werden.
- Digitale Unterweisung: Die Besucher können sich Besucherrichtlinien und Gesundheits-Protokolle direkt am Kiosk anschauen und bestätigen. Vorregestrierte Gäste können das im Voraus via Online-Anmeldung erledigen und auf diese Weise noch mehr Zeit beim Anmelden vor Ort sparen. So wird gewährleistet, dass alle Besucher stets informiert und compliant sind.
- Drucken von Besucherausweisen: Der Kiosk druckt automatisch Besucherausweise aus, die den Zugang zum Unternehmen gewähren und die Sicherheit erhöhen.
- Telefonische Benachrichtigung: Bei Ankunft und Einchecken eines Besuchers werden die zuständigen Ansprechpartner sofort per Email und/oder per Telefonanruf benachrichtigt. Der Gast fühlt sich willkommen und wird sofort von einem inprotec-Mitarbeiter abgeholt.
- Bericht/Protokollierung: Die VISITOR FLOW Lösung protokolliert alle Besucher und Fremdfirmen-Mitarbeiter detailliert. Dies ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung und Analyse der Besucherströme.
friendlyway Empire 22 Kiosk vor dem Eingang der inprotec Zentrale in Heitersheim
Ergebnis
Seit der Einführung des Empire 22 Pro Kiosk und der VISITOR FLOW Lösung von friendlyway verfügt inprotec über einen hochmodernen und vor allem komplett automatisierten Empfangsbereich.
Durch die Automatisierung der Besucherverwaltung wurde die früher damit beauftragte Mitarbeiterin erheblich entlastet. Gleichzeitig konnten die die Effizienz und Zufriedenheit der Besucher erhöht werden.
Zudem wurden die Einhaltung von Compliance-Vorgaben fest implementiert und so die Sicherheit im Unternehmen erhöht. Im Ergebnis sind die Besucherverwaltung und der Empfangsprozess bei inprotec zukunftssicher und digital.
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